存調成本難控制
傳統檔案保存浪費大量的紙張、空間，其調取與還回地過程中又耗費大量時間與精力，導致檔案的存調成本高，難控制。
互聯互通難實現
建設多個業務系統數字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業單位的各個分支容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統的壁壘與界限，信息共享率低，難以實現整體數據展示與分析。
使用效率難提高
傳統檔案借閱及查詢調取耗費時間長且無法實現全文檢索，降低了使用效率；沒有互通互聯的檔案更新頻率也不及智能檔案快，
這使得眾多值得借鑒的歷史數據的復用程度降低，削弱了檔案保存的重要意義。
數據質量難把控
傳統檔案管理人員專業度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理或多或少存在差異，不同的情況導致檔案數據質量難以保證，不易實現統一管理、統一調配。
儲存環境難掌控
傳統檔案的制成材料、溫度、濕度、光線、污染物都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。
全產業鏈數字檔案創新管理 實現人類記憶永久保存目標
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實體檔案托管寄存
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"數字化加工是利用現代化技術手段和管理思想，對各種檔案、資料、數據等進行數字化轉換，滿足長期有效保存、方便利用的需要，包括數字化掃描、縮微轉換、音視頻轉換、資料翻拍等加工方法，其中最常見的加工方法是紙質檔案的數字化掃描。
為了解決手工掃描加工過程中效率低下、錯誤率高、管理不便的問題，我司參考數字化加工規范流程以及DA/T 31-2005《紙質檔案數字化技術規范》、DA/T18-1999《檔案著錄規則》等國家檔案標準開發了專業化的數字化加工管理軟件，實現了對檔案數字化加工全過程的流程化、自動化、網絡化管理。數字化加工管理軟件包括掃描分系統、圖像處理分系統、質檢分系統、索引分系統、抽檢分系統、著錄分系統、數據移交、工作量統計和系統管理等。"
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